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La nube no es el futuro, sino el presente de la abogacía

La nube no es el futuro, sino el presente de la abogacía

02/07/2014 | 13:43

La nube no es el futuro, es el presente para el sector de la abogacía. Impulsada entre otras razones por las atractivas ventajas que ofrecen muchas de las herramientas que se han desarrollado directa y únicamente en ese entorno y cuya utilización promueven además de forma viralizada los propios usuarios que están satisfechos con ellas; por los nuevos modelos de despachos que se asientan sobre el trabajo a distancia; por la búsqueda constante de rebajas en los costes y por la creciente e imparable necesidad que tienen los abogados de internacionalizar sus servicios para lo que necesitan disponer de entornos colaborativos que permitan trabajar de forma coordinada a equipos ubicados en distintos países, con horarios diferentes, virtualmente, en proyectos complejos y con legislaciones dispares.

Pero ¿qué es exactamente eso de la nube?

Cuando hace ya cuatro años escribí este post en mi blog Innovanza de Expansión, yo creo que pocos de mis lectores de entonces habían oído hablar de la nube. Por el contrario, estoy segura de que hoy, todos o casi todos, tenemos al menos una remota idea de en qué consiste este concepto. Se trata de un servicio de outsourcing de servicios tecnológicos. Como señala, el National Institute of Standards and Technology es un modelo de prestación de servicios tecnológicos que permite al usuario el acceso, bajo demanda (pago por uso) y a través de la red, a un conjunto de servicios -correo electrónico, almacenamiento y compartición de documentos, aplicaciones de contabilidad o gestión del despacho, bases de datos de jurisprudencia o legislación, etc.- sin necesidad de disponer de servidores propios o de adquirir e instalar software en el correspondiente terminal, bastando únicamente un acceso a un proveedor de este tipo de servicios mediante Internet. Similar definición propone la Agencia Española de Protección de Datos que nos señala que se trata de un modelo de prestación de servicios tecnológicos que permite el acceso bajo demanda y a través de la red a un conjunto de recursos compartidos y configurables (como redes, servidores, capacidad de almacenamiento, aplicaciones y servicios), que pueden ser rápidamente asignados y liberados con una mínima gestión por parte del proveedor de servicios.

¿Qué pueden encontrar los abogados de utilidad en la nube?

Los servicios en la nube que están hoy a disposición de los despachos de abogados son de pago y gratuitos y abarcan desde gestores de correo electrónico (como gmail, yahoo o Hotmail o dotados de utilidades a menudo necesarias para cumplir con determinadas exigencias legales como la creación de una evidencia certificada, como por ejemplo, el que ha desarrollado evicertia), de asuntos, de documentos, de proyectos, de clientes (CRM), de bases de datos de jurisprudencia o legislación, de gestión integral (ERP), para creación de plantillas y modelos, etc. Es decir, casi todas las herramientas de software que pueden necesitar para gestionar sus despachos de forma eficiente.

Y ¿quién se ha subido ya a la nube?

Como muestra la realidad, trabajar en un entorno cloud es una opción que acogen cada vez más organizaciones. Hoy, por ejemplo hay más de 5 millones de empresas que han optado ya por la solución que ofrece Google apps, que da acceso seguro al correo electrónico, al calendario y a los documentos, independientemente del lugar en que se encuentren o del dispositivo que utilicen sus empleados. Algunas de estas empresas, como es el caso del BBVA, con necesidades muy exigentes respecto a valores como la seguridad y la confidencialidad. Para conocer más sobre quién trabaja ya en la nube puede consultarse este link.

Y los abogados, ¿están ya en la nube?

Los pocos estudios que se han realizado en nuestro país sobre el nivel de penetración de la tecnología cloud en nuestro sector, muestran que éste es aún muy bajo, pese a que quienes son entrevistados reconocen los beneficios de su uso, entre otras razones para el almacenamiento de datos (adaptable a las necesidades reales) y su consulta desde cualquier lugar, así como por la movilidad y acceso instantáneo que permite desde cualquier tipo de dispositivo.

Reflexionemos sobre las razones que explican que los abogados no estén aún aprovechando las ventajas que ofrece la nube. En mi opinión entre otras estarían, la resistencia al cambio, los riesgos de seguridad, el miedo a lo desconocido, el temor a violar normas deontológicas y de otra naturaleza (protección de datos, secreto profesional, etc.) y el coste que pueda conllevar la implantación de nuevas herramientas de trabajo. La verdad es que el nombre con el que se ha bautizado a este modelo de negocio tecnológico, no está ayudando a que nuestro sector se sume con facilidad. Y es que la idea de que nuestra información acabe en algún lugar remoto, etéreo e inaccesible, que trasmite la palabra “nube”, hace que a muchos abogados les repela la idea de no tener en el cajón la caja con el CD del software y en un armario al fondo del pasillo, el servidor propio.

Sin embargo, es indiscutible, como lo fue en su momento la necesidad de estar presente en internet, que la nube es el futuro y que quien no se suba a ella, posiblemente compita en desventaja. Y es que la nube ofrece múltiples e importantes beneficios como son el ahorro de servidores, la posibilidad de contratar el software de forma absolutamente adaptada a las necesidades reales de la empresa, la de disponer de herramientas continuamente actualizadas y en cuyo desarrollo influye la opinión del cliente que es obtenida de forma continua. Así lo cree también la UE que ya en septiembre de 2012 adoptó una estrategia para el crecimiento del Cloud Computing en Europa, con la que se pretende acelerar y aumentar su uso en todos los sectores económicos y generar más de 2.5 millones de nuevos trabajos y un aumento anual de 160 billones de euros al PIB de la Unión Europea (alrededor del 1%), para el año 2020.

¿Qué debo tener en cuenta si decido subirme a la nube?

Todos los servicios en la nube conllevan la aceptación de condiciones generales de contratación, es decir la aceptación de un contrato fijado unilateralmente por el proveedor. En consecuencia, a la hora de subirse a la nube es importante hacerlo apoyándose en dos bastones: prudencia y curiosidad.

La Agencia Española de Protección de Datos y el Consejo General de la Abogacía española han publicado un informe titulado “Sobre la utilización del Cloud Computing por los despachos de abogados y el derecho a la protección de datos de carácter personal”, con el fin de que los profesionales de la abogacía cuenten con unas directrices para el uso de esta tecnología y la usen, respetando las normas de protección de datos y los principios deontológicos. En él se aconseja al abogado actuar con prudencia, recordando en todo momento la necesidad de cumplir la normativa vigente en materia de protección de datos y recordándoles su responsabilidad en el tratamiento de los datos para garantizar en todo momento su seguridad y confidencialidad.

Está claro que por su naturaleza el sistema cloud no permite controlar la ubicación del servidor y por ello, antes de darse de alta en cualquiera de estas plataformas y comenzar a operar con ellas, es necesario:

1. Analizar correctamente las necesidades tecnológicas del despacho y para ello es conveniente dejarse asesorar. Las opciones son múltiples y hay que dedicar mucho tiempo y esfuerzo a conocer las ventajas y desventajas de cada una para la propia organización.

2. Identificar los proveedores que ofrecen soluciones que cubran estas necesidades.

3. Acceder a sus condiciones generales de contratación y comprobar si el prestador de servicios cloud se encuentra en un país del Espacio Económico Europeo o incluido por la Comisión entre los que tienen un nivel de protección equivalente para los datos personales, porque de no ser así habrá de obtenerse la autorización previa del Director de la AEPD, según el procedimiento previsto en los artículos 137 a 140 del LOPD. Como señala aquí Jorge Campanillas “…en muchos casos estaremos ante transferencias internacionales de datos de carácter personal (entrando en juego los acuerdos de puerto seguro, consentimiento de los afectados, acuerdo del Director de la Agencia Española de Protección de Datos, etc.) así como las relativas a la propia seguridad de las comunicaciones”.

4. Seleccionar a los proveedores que nos garanticen el respeto a la normativa vigente. A tal fin se me ocurre una idea, que aunque atrevida pienso que podría ser muy útil: que el Consejo General de la Abogacía, a través por ejemplo de Redabogacia.org contara con un servicio de información sobre la idoneidad de las herramientas cloud, una especie de sello de calidad emitido por este organismo que permitiera al abogado subirse a un entorno cloud sin necesidad de tener que analizar el contrato y con la garantía de que él y sus clientes pueden estar tranquilos. La revisión de esos contratos no siempre es sencilla (por tratarse de un contrato de adhesión, estar en muchos casos en inglés y tratarse de contratos sobre tecnología) y la labor de un organismo que represente a un colectivo tan importante, como el de la abogacía podría ser muy valiosa y favorecer incluso la modificación de clausulado en contratos de adhesión que no respetasen la normativa vigente.

5. Firmar un contrato con el prestador de servicios acorde con el tipo de datos que vayamos a tratar en su herramienta y que garantice la confidencialidad, seguridad, disponibilidad, integridad y conservación de la información, así como su portabilidad a la terminación del servicio.

En EE.UU., la American Bar Association ha creado una página web llamada la ética del cloud computing en el que recoge las directrices emitidas por un amplio número de colegios de abogados de diversos Estados, que es interesante consultar. Como se observará, todos ellos han emitido una opinión favorable al uso del cloud, si bien se aconseja la adopción de determinadas prevenciones en su utilización entre las que destacan: la firma de un acuerdo de confidencialidad con el proveedor, dejarse asesorar por un experto en seguridad informática, la revisión de las medidas de seguridad, la consulta periódica de las condiciones de contratación para comprobar que no hayan variado cuestiones relevantes y la obtención de la autorización del cliente cuyos datos sean sensibles.

Conclusión

Estamos en una época de transición en la que el cloud computing es sin duda la estación de destino hacia la que nos ha tocado viajar. Las enormes ventajas que ofrecen los entornos cloud, como son la escalabilidad, fiabilidad, rendimiento y seguridad son tan obvias que difícilmente hay vuelta atrás y estamos seguros de que la utilización de aplicaciones en la nube se acabará extendiendo a medio plazo a todos los despachos de abogados. Sin embargo, subirse a la nube entraña riesgos importantes y exige adoptar cautelas al abogado, entre otras, la de revisar que el contrato de prestación de servicios suscrito con el proveedor permita dar cumplimiento a las normas vigentes.

Este artículo ha sido publicado en www.LegalToday.com

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